Wordt jij onze nieuwe collega ?

ARC is sinds meer dan 45 jaar een referentie binnen de automotive after market.

Behalve onze activiteiten als Premium Partner van Bridgestone Mobility Solutions, biedt ARC een hele waaier aan oplossingen voor het wagenpark van de KMO zoals track and trace systemen, beveiligingssystemen voor transport, alarmsystemen, alcoholocks  enz… Bovendien richt ARC zich naar nieuwe markten zoals Internet-of-things en bijhorende diensten om verder te groeien.

Voor een goed beeld van ons aanbod bekijk onze website op www.arc.be

Dankzij ons oog voor innovativiteit, onze commerciële successen, de aanzienlijke groei van ons klantenbestand en om onze verdere evolutie hierin verder kracht bij te zetten zoeken wij ons team dusdanig verder uit te breiden met een

Administratieve medewerker met focus op planning van techniekers (m/v)

Uw taak: De administratieve verwerking van de plaatsingsaanvragen en planning van de servicetechniekers 

Uw voornaamste taak is de administratieve verwerking van de dagelijkse dosis plaatsingsaanvragen en daarop aansluitend de contactname met de klant voor de planning van de interventie bij de klant.
Hierbij is 75% van je dagtaak de nauwgezette ingave van de plaatsingsaanvragen in ons ERP systeem (Business Central) en de opvolging van de verwerkte aanvragen naar de effectieve agenda's van de techniekers. Hierbij ga je in dialoog met de klant per telefoon of per mail om de meest gepaste momenten voor de interventie af te spreken en opvolgend te bevestigen.
Hierdoor ben je het eerste aanspreekpunt van klanten die behoeftes hebben aan montage, demontage en overbouw van de door ons verkochte oplossingen.
Dit vertaalt zich in een uitgebreid takenpakket waarbij pro-activiteit, klantentevredenheid & gezonde commerciële flair primeren.

Planning
Dagelijks heeft ARC gemiddeld 40 à 50 plaatsingsaanvragen administratief te verwerken en te verdelen over een team van 5 eigen techniekers die bij de klant ter plaatse de werken uitvoeren.
Jij staat in voor de administratieve verwerking van deze aanvragen wat zich vertaalt in werkopdrachten voor onze techniekers en gaat die aansluitend in overleg met de klant inplannen. De nauwkeurigheid van uw werk ligt mee aan de basis van de ‘first time right' die we zoeken voor de interventies van onze techniekers bij de klanten. Je hebt dus een belangrijke verantwoordelijkheid voor de efficiënte planning en organisatie van deze ploeg.

Je houdt een goed overzicht van de uit te voeren interventies en neemt contact op met de klanten waar opdrachten uitgevoerd dienen te worden om op het meest optimale moment de werken in te plannen.

Je werkt in nauwe samenwerking met de technische collega’s die de werkvoorbereidingen doen en u kunnen helpen de werktijden en complexiteiten in te schatten om optimaal te kunnen plannen.

Administratieve opvolging van de service interventies
In veel gevallen komt er meer bij te kijken dan enkel ‘een afspraak’ te plannen, maar is er een dosis administratie op te volgen alvorens de plaatsing te kunnen uitvoeren.
Na de plaatsing verwerk jij de werkfiches van de techniekers opnieuw om achteraf de facturatie te kunnen doen.
Je volgt de mailbox van de planning mee op en staat in nauw contact met klanten voor hun aanvragen betreffende hun vloot.
De effectieve support van technische vragen wordt door de collega’s van support opgevolgd, maar gezien we een klant en flexibel team zijn, wordt uw hulp op termijn hierin, in de mate van het mogelijke met je eigen workload, sterk geapprecieerd.

Uw doelstellingen ?

  • Een feilloze administratieve opvolging van de plaatsingsaanvragen en zo optimaal mogelijk ingerichte werkplanning voor onze techniekers
  • Duidelijke communicatie naar klanten en collega’s over de gemaakte afspraken
  • Streven naar het beste evenwicht tussen deadlines voor plaatsingen, vragen van klanten voor interventies bij hun ter plaatse en de economische impact van een verstandige planning waarbij kilometers en tijd belangrijke kostenfactoren zijn.
  • Maximale klantentevredenheid bij onze bestaande klanten

Uw expertise …

  • Je hebt minstens 2 à 3 jaar relevante ervaring als administratieve medewerker. Ervaring met het plannen van techniekers is zeker een pluspunt
  • Goede kennis van Microsoft Office

De ideale kandidaat

  • Je bent een administratief  talent die nauwkeurig en efficient kan werken met moderne ERP systemen
  • Je hebt aanleg als organisator / coordinator en houdt ervan dagelijks te puzzelen om de vragen van de klanten betreffende de interventies zo goed mogelijk te beantwoorden.
  • Je hebt interesse in technologie, communicatiemiddelen en de mogelijkheden van een geconnecteerde wereld
  • Je bent communicatief en hebt een commerciële ingesteldheid.
  • Je werkt zelfstandig maar bent tegelijkertijd een teamplayer.
  • Je kan gemakkelijk prioriteiten bepalen en bent stressbestendig.
  • Je bent zeer leergierig.
  • Je bent nauwkeurig, ordelijk en goed georganiseerd.
  • Je hebt een perfect kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans (35% van onze klanten zijn franstalig) .
    Kennis van de Engelse taal is een plus
  • Je bent van nature vriendelijk, gefocused op service en kwaliteit en laat geen half-afgewerkt werk af.

Het aanbod: aantrekkelijk!

 

Je krijgt een belangrijke functie in een gezonde Belgische KMO waar elke medewerker zijn/haar verantwoordelijkheden waarmaakt. Je mag rekenen op de nodige opleidingen en ondersteuning om je functie verder te kunnen uitbouwen.

Doorgroeimogelijkheden bepaal je zelf door inzet en doorzettingsvermogen aan te tonen om in deze nieuwe uitdaging te slagen en mee met ARC het verschil te maken.

Je komt terecht in een omgeving met een no nonsens en open mind aanpak.

Een competitief salaris, extralegale voordelen en verder alle middelen om efficiënt te werken.

Je krijgt een voltijds contract aangeboden van onbepaalde duur.
Lijkt deze uitdaging iets voor u?